Übersicht
Die smarte Software-Lösung für Kontakte, Mitglieder, Partner, Veranstaltungen, Verleihartikel und Räumlichkeiten – speziell für Jugendringe und -verbände entwickelt.
Verwalten Sie Ihre Freizeiten und Veranstaltungen, sowie deren Buchungen.
Veranstaltungen können mit Beschreibung, Anfangs- und Enddatum angelegt werden. Für die Buchhungsverwaltung und Übersicht können pro Veranstaltung eine Mindest- und Maximal-Teilnehmerzahl hinterlegt werden, sowie ein Anmeldeschluß. Speziell für die Jugendarbeit können auch das Mindest- und Maximalalter für eine Veranstatlung hinterlegt werden. Jede Veranstaltung kann optional auf der Webseite veröffentlicht und nach Veranstaltungstypen gruppiert werden.
Anmeldungen können manuell im Backend erfasst werden, optional können sich Teilnehmer auch direkt über Ihre Homepage anmelden. Bei den Anmeldungen werden bei Bedarf auch die Daten der Erziehungsberechtigten abgefragt, sowie nötige Fragen, Freigaben und Einverständniserklärungen hinterlegt.
Zu jeder Veranstaltung können Sie alle Anfragen und bestätigten Teilnehmer aufrufen und sich bei jedem Teilnehmer über erteilte Einverständniserklärungen und Einschränkungen informieren. Pro Anmeldung können auch mehrere Teilnehmer erfasst werden (z.B. Geschwister).
In der Veranstaltungsübersicht sehen Sie auf einen Blick welche Veranstaltungen online sind, wieviele Teilnehmer angefragt haben, bestätigt sind und ob noch freie Plätze verfügbar sind. Ein einfaches Ampelsymbol signalisiert zusätzlich den aktuellen Status jeder Veranstaltung. Zusätzlich können Sie mit einem Klick eine Liste aller E-Mail-Adressen der Teilnehmer aufrufen, um diese z.B. per E-Mail anzuschreiben.
Alle Anmeldedaten werden automatisiert und schrittweise gelöscht oder anonymisiert. Ab Ende der Veranstaltung schrittweise die jeweiligen Daten einer Anmeldung, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Falls ein anderer Aufbewahrungsgrund hinzugekommen ist, können einzelen Daten aus dem Automatismus für diese Zeit ausgenommen werden.
Verfügbarkeiten, Ausleihzeiten inkl. Abhol- und Rückgabetermine für Ihr Inventar können Sie jederzeit zentral über die Software verwalten und auf Ihrer Website zur Online-Buchung einbinden.
Artikel, die Sie verleihen, können bequem in der Software verwaltet werden. Zu jedem Artikel kann eine Beschreibung, sowie Bilder für Ihre Homepage hinterlegt werden. Zu den Stammdaten gehören auch der Verleihpreis pro Tag, sowie eine evtl. nötige Kaution. Für die Berechnung der verfügbaren Verleihtage kann auch ein Zeitraum defininert werden, in dem der Artikel nach einer Rückgabe nicht ausgeliehen werden kann, z.B. für Reinigungsarbeiten.
Der Verleihzeitraum lässt sich in der Software definieren, z.B. für Sommer-Artikel Mai bis September. Diese Artikel stehen dann nur in diesen Monaten für den Verleih zur Verfügung. Besonders wichtig ist auch die Erfassung der verfügbaren Menge. Für jede Bestandänderung kann ein Datum hinterlegt werden. So können Sie schon frühzeitig hinterlegen, wenn ein Artikel ausrangiert wird oder Sie zusätzliche Mengen eines Artikel bestellt haben.
Jeder Artikel kann optional auch auf Ihrer Webseite zum Verleih angeboten werden. Dem Besucher werden dann automatisch die verbleibenden verfügbaren Verleihzeiträume angezeigt. Hierbei wird auch berücksichtigt, dass die Artikel nur zu bestimmten Zeiten abgeholt und zurück gebracht werden können. Alle Artikel lassen sich dann beqeuem über die Webseite für einen Verleih anfragen.
Es können Abhol- und Rückgabezeiten definiert werden, sowie zusätzlich Tage an denen keine Abholung oder Rückgabe möglich ist. (z.B. wegen Feiertag oder Urlaub). Die Software berücksichtigt diese Zeiten bei der Angabe von verfügbaren Verleihzeiten.
Auf Basis der PLZ kann automatisch ein Aufschlag auf den Verleihpreis berechnet werden, wenn sich die PLZ außerhalb eines definierten PLZ-Gebietes befindet.
Es können mehrere Vermietungsobjekte angelegt werden, z.B. ein Jugendhaus, Zeltplatz, etc. Jedes Vermietungsobjekt kann dann mehrere Zimmer enthalten.
Es können beliebige Räume für die Vermietung angelegt werden. Diese können in einzelene Schlaf- und Veranstaltungsräume unterteilt werden. Buchungen können nur einzelne Räume oder das ganze Mietobjekt blockieren. So können auch parallele Vermietungen in einem Haus realisiert werden.
Einzelne Räume können als Übernachtungsräume oder als Veranstaltungsräume angelegt werden.
In der Software behalten Sie den Überblick über Anfragen und Buchungen. Die Buchungen können auch als Kalender-Abo mit Ihrem Standard-Kalender verknüpft werden.
Verwalten Sie Mitglieder, Partner und deren Ansprechpartner inkl. Verschlagwortung und Filterfunktionen.
Verwalten Sie ihre Kontakte mit maximaler Flexibilität. Zu jedem Kontakt können unterschiedliche Adressen und Organisationen hinterlegt werden. Abhängig davon auch unterschiedliche Ansprachen, z.B. kann eine Ansprechpartner evtl. Vorstand eines Vereins, aber auch Geschäftsführer einer Firma sein. Diese Unterscheidung kann entsprechend auch für Serienbriefe hinterlegt werden.
Jeder Kontakt kann mit frei definierbaren Tags versehen werden um Adressen später leichter zu finden und zu gruppieren. Die Tags werden hierbei auf die jeweilige Position angewandt. So kann ein Ansprechpartner z.B. als Geschäftsführer seiner Firma oder als Vorstand seines Vereins "getaggt" werden.
Über den Kontakfilter können schnell die gewünschten Kontakte gefunden werden. Durch UND/ODER Verknüpfungen sind beliebige Abfragen über alle Kontakte möglich. So kann z.B. nach einem Postleitzahlenbereich gesucht werden, aber hier nur nach bestimmten Positionen der Ansprechpartner. Also z.B. als Vereinsvorstände im PLZ-Bereich 90425 bis 90542.
Auf Basis des Such-Filters können automatische Listen erstellt werden. Diese wenden den zuvor ausgewählten Filter in Echtzeit an und aktualisieren sich bei Änderungen voll automatisch. So können regelmäßig benötigte Kontakte immer wieder schnell und aktuell gefunden werden.
Neben den automatischen Listen können auch manuelle Listen erstellt werden. Bei diesen Listen können händisch Kontakte hinzugefügt werden.
Alle Filter und Listen können als CSV-Datei für die Erstellung eines Serienbriefes exportiert werden. CSV-Dateien lassen sich auch direkt in excel importieren und verwenden.
Die integrierte Newsletterfunktion ermöglicht den schnellen und bequemen Versand von Newslettern und Informations-Mailings an eine beliebige Liste Ihrer Kontakte. Der Inhalt des Newsletters kann per WYSIWYG-Texteditor erstellt werden. Optional können Anhänge, wie PDF-Dateien mitversendet werden. Mit dem Versandprotokoll kann man jederzeit nachsehen, wer welchen Newsletter erhalten hat.
Zu jedem Ansprechpartner kann eine Kontakthistorie geführt werden. Hier werden z.B. automatisch alle Newsletter eingetragen, die der Kontakt erhalten hat. Jeder Benutzer kann auch manuell Informationen zu einem Kontakt hinterlegen, z.B. Informationen zu einer Besprechung oder einem Telefonat.
In allen Bereichen ist bereits berücksichtigt, dass u.U. auch eine Umsatzsteuer berechnet werden muss. Nötige Abfragen sind in den Formularen bereits enthalten.
Buchungen können für einen Import in CIPKOM exportiert werden.
Die Software funktioniert webbasiert und kann mit jedem Endgerät verwendet werden. Eine Installation ist hierbei nicht nötig. Darüber hinaus passt sich die Software der Größe des Endgerätes an und kann somit auch an Smartphones und Tablets benutzt werden.
Die Benutzerverwaltung ermöglicht eine genaue Einstellung der jeweiligen Berechtigungen jedes Benutzers. Hierbei kann zwsichen „kein Zugriff“, „lesender Zugriff“ und „voller Zugriff“ pro Bereich der Software unterschieden werden.
Über die Statistikfunktion lassen sich Veranstaltungs-Anmeldungen und Anzahl von Verleih und Vermietungen über freie Zeiträume auswerten und vergleichen. Dies erleichtert die Bewertung und die Planung für die Zukunft.
